Hoe voorkom je verwarring in je evenemententeam?

Een vrijwilliger staat bij de hoofdingang, de plek waar hij zich volgens zijn mail moest melden. De teamleider wacht bij de crew-ingang, omdat de locatie gisteren is gewijzigd en doorgegeven in de groepsapp. Allebei volgen ze de instructies die ze hebben ontvangen.

Jij krijgt het telefoontje en zoekt, terwijl je op het terrein bezig bent, uit welke afspraak is gedeeld en wie nog naar de verkeerde ingang onderweg is. De vrijwilliger kun je snel helpen, maar uitzoeken wie dezelfde oude informatie heeft, kost meer tijd.

Dit soort vragen kan een groot deel van je evenementdag vullen. Je hebt het rooster gemaakt en de briefing verstuurd, maar ook nadat je wijzigingen hebt doorgegeven, blijf je afspraken uitleggen. Elke vraag onderbreekt het werk waar je op dat moment mee bezig bent en vraagt opnieuw je aandacht. De afspraak over de ingang staat dan al weken in de mailbox van de vrijwilliger, terwijl de teamleider rekent op de wijziging die gisteren in de groepsapp is gedeeld.

Eén wijziging, meerdere versies van de afspraak

In het rooster staat hoe laat iemand begint. De briefing vermeldt waar die persoon zich moet melden. Aanvullende afspraken staan in de groepsapp of zijn telefonisch besproken. Zolang er niets verandert, kan dat goed gaan.

Maar tijdens de voorbereiding verandert er bijna altijd iets. Een ingang is niet beschikbaar, de opbouw loopt uit of een teamleider vraagt om een eerdere briefing. Je past de planning aan en stuurt een bericht. De eerder verstuurde mail blijft ondertussen in iedere mailbox staan. Voor een vrijwilliger is die mail nog steeds een geldige instructie. Er staat een tijd en een locatie in, afkomstig van de organisatie. Om te weten dat de afspraak is veranderd, moet die persoon ook het latere bericht hebben ontvangen, gelezen en onthouden.

Een wijziging doorgeven is daardoor meer werk dan je op het eerste gezicht ziet. Je moet achterhalen waar de oude afspraak staat en welke mensen die hebben ontvangen. Ook moet je rekening houden met vrijwilligers die later zijn aangemeld of geen toegang hebben tot de groepsapp. Eén vergeten groep is genoeg om op de evenementdag opnieuw verwarring te krijgen.

Hoe groter het team wordt, hoe moeilijker dit te controleren is. Je kunt niet blijven onthouden wie welke versie van een briefing heeft gekregen. Toch vraagt deze werkwijze dat wel van je.

Je team moet zelf uitzoeken wat een bericht betekent

Ook een ontvangen update kan onduidelijk zijn. Je schrijft bijvoorbeeld: “De briefing begint morgen om 9.30 uur”. Voor de afzender lijkt dat een complete mededeling. Een medewerker uit de opbouwploeg heeft alleen nog een dienst van 8.00 uur in zijn rooster staan. Moet hij later komen? Of begint zijn werk om 8.00 uur en sluit hij daarna aan bij de briefing? De teamleider wil weten of de verzamellocatie ook is veranderd.

Die vragen ontstaan doordat het bericht losstaat van de planning. De ontvanger moet zelf bepalen op welke afspraak het betrekking heeft. Daarvoor zoekt hij de oude briefing erbij, kijkt hij in zijn rooster of vraagt hij een collega wat de bedoeling is.

Dat maakt een algemene groepsapp kwetsbaar als plek voor belangrijke wijzigingen. Een afspraak voor één ploeg komt tussen berichten voor het hele team terecht. Mensen moeten ieder bericht beoordelen op relevantie, terwijl ze ook hun eigen werk doen. Wie twijfelt, neemt contact op met de organisator. Dat is begrijpelijk: op een evenementdag wil je zeker weten dat je op de juiste plek staat.

Jij wordt het geheugen van de organisatie

Als organisator weet je waarom een tijd is aangepast en wat er telefonisch met een teamleider is afgesproken. Je kunt de losse informatie daardoor meestal wel bij elkaar brengen.

Voor een collega is dat lastiger. Die ziet het aangepaste rooster, maar heeft het telefoongesprek gemist. Of die leest een vraag in de inbox zonder te weten dat jij deze gisteren al via WhatsApp hebt beantwoord. Om verder te kunnen, moet je collega alsnog bij jou aankloppen.

Daarmee wordt jouw beschikbaarheid bepalend voor hoe snel het team verder kan. Terwijl jij een probleem op het terrein oplost, blijven andere vragen liggen. En als iemand anders antwoord geeft op basis van oudere informatie, ontstaat er weer een nieuwe afspraak die je moet rechtzetten.

Dat probleem vraagt om duidelijke afspraken tijdens de voorbereiding. Waar staat de actuele planning? Wie verwerkt een wijziging? Waar leggen jullie aanvullende afspraken vast? Een planner moet het antwoord op een vraag kunnen vinden zonder eerst jouw mailbox of geheugen nodig te hebben. Voor teamleden moet duidelijk zijn waar zij hun eigen instructies terugvinden. Zeker wanneer hun inzet verandert, moeten de nieuwe tijd en locatie in samenhang te begrijpen zijn.

Hoe we dit met EventJet organiseren

In EventJet komen planning, rollen, locaties en communicatie samen. Je legt een instructie vast bij de rol of locatie waarvoor die geldt. Deze informatie wordt met de planning gecombineerd tot een persoonlijke briefing in de teamomgeving.

Een medewerker uit de opbouwploeg krijgt daar de informatie die bij zijn inzet hoort. De geplande dienst, de meldlocatie en de instructies staan bij elkaar. Jij hoeft die gegevens niet voor iedere vrijwilliger of medewerker opnieuw in een aparte mail te verzamelen.

Bij een wijziging werk je de betreffende planning en locatie-informatie bij. De briefing in de teamomgeving wordt dan ook bijgewerkt. Verplaatst de verzamellocatie naar de crew-ingang, dan vervangt die de hoofdingang in de briefing van de betrokken mensen. De oude afspraak blijft daar dus niet staan. Wie zijn briefing opent, ziet de actuele informatie.

Vanuit EventJet kun je vervolgens een melding sturen dat de instructies zijn bijgewerkt. Dat kan bijvoorbeeld aan de opbouwploeg of aan de mensen die op een bepaald moment zijn ingepland. Zij kunnen de aangepaste afspraken daarna terugvinden in hun teamomgeving.

Verdeel de verantwoordelijkheden binnen je team

In EventJet werk je samen met collega’s aan de planning en communicatie van je evenement. Je kunt vastleggen wie de bezetting van een locatie bijhoudt of wie de instructies voor de opbouwploeg verzorgt. Iedereen kan de actuele informatie terugvinden, terwijl duidelijk blijft wie een wijziging oppakt.

Verandert de meldlocatie terwijl jij niet beschikbaar bent, dan kan een collega in EventJet zien wat er gepland staat en de wijziging verwerken. Die kan de afspraak aanpassen en de betrokken teamleden een melding sturen, zonder dat jij eerst hoeft uit te leggen hoe de planning in elkaar zit. Komt daar een vraag over binnen, dan kan een collega het gesprek bekijken en beantwoorden.

Er zullen op een evenementdag altijd vragen komen. Je hoeft ze alleen niet allemaal zelf op te lossen. Je collega’s kunnen terugvinden wat er is afgesproken en het werk van elkaar overnemen, terwijl jij bijvoorbeeld bezig bent op het terrein.

Wil je bekijken hoe dit voor jouw team werkt? Vraag een gratis rondleiding aan en bekijk hoe je samenwerkt in EventJet.